WhistleFox

Das Hinweisgebersystem
Recht und Technik aus einer Hand: Nachhaltiger Unternehmenserfolg mit der zukunftssicheren Lösung für 360°-Compliance
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Ihr Nutzen im Überblick

1

Risiko-Management

Rechtliche und wirtschaftliche Risiken frühzeitig erkennen, um schnell reagieren zu können und Schaden vom Unternehmen abzuwenden

2

Recht und Technik aus einer Hand

Ganzheitliche Lösung für Meldeannahme, juristische Fallbearbeitung und digitales Reporting

3

Neutrale Instanz schafft Vertrauen

Alle Meldungen erreichen unsere, zur Verschwiegenheit verpflichteten, Vertrauensanwälte direkt, die Anonymität der hinweisgebenden Personen ist zu jeder Zeit gewährleistet

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Für nachhaltigen Unternehmenserfolg

Unethisches Verhalten kostet Unternehmen jedes Jahr Millionen Euro an Strafzahlungen, Reputationsschäden oder wirtschaftlichen Schäden.

Viele Unternehmen haben schon lange vor dem Gesetzgeber erkannt, dass erheblicher finanzieller Schaden abgewendet werden kann, wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben Regelverstöße anonym zur Kenntnis zu bringen.

Recht und Technik aus einer Hand

Mit WhistleFox haben wir als einzige Kanzlei in Deutschland ein Hinweisgebersystem entwickelt, das die Entgegennahme von Meldungen, die juristische Fallbearbeitung und das Reporting digital abbildet.

Damit bietet Heuking Unternehmen, Behörden, Kommunen und Verbänden eine ganzheitliche Lösung, ohne dass eine Implementierung beim Unternehmen oder eigene Server notwendig wären.

Neutrale Instanz

Anwaltliche Vertrauens- und Ombudspersonen

Unsere Compliance-Spezialisten sind für eine ganze Reihe von Unternehmen aller Branchen, national wie international, als Vertrauensanwälte und Ombudspersonen tätig.

Das bedeutet, dass sie als neutrale Instanz Meldungen von Hinweisgebenden entgegennehmen. So können sich Mitarbeiter sicher sein, dass ihre Informationen vertraulich behandelt werden und auf Wunsch ihre Anonymität gewahrt wird. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass ihre Hinweise ernst genommen werden und etwas im Unternehmen bewirken.

Unternehmen profitieren, weil sie dank der geschaffenen Vertrauenskultur frühzeitig von Regelverstößen erfahren und Risiken insofern gezielt managen sowie wirtschaftlichen Schaden abwenden können.

Ihre Vorteile im Überblick

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rechtskonform

Konformität mit EU-Whistleblower-Richtlinie, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz und weiterer Hinweisgebergesetzgebung

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anonym

Zu keiner Zeit sind Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers möglich sowie keine Speicherung von Metadaten

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sicher

Das System genügt überdurchschnittlichen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit, u.a. durch kanzleieigenes Serverhosting in Deutschland

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Rechtliche Grundlagen

EU-Whistleblower-Richtlinie

Alle Unternehmen, öffentlichen Einrichtungen und Behörden mit mehr als 50 Beschäftigten, sowie alle Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern haben die Pflicht zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems, über welches mögliche Missstände im Unternehmen sicher gemeldet werden können.

Lieferkettengesetz

Unternehmen mit über 3.000 Mitarbeitern müssen ab dem 1. Januar 2023 ein Hinweisgebersystem einrichten, über das Missstände in der gesamten Lieferkette gemeldet werden können.

Weitere Vorschriften verpflichten bereits heute branchenspezifisch zur Einführung eines Hinweisgebersystems.

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Jeder zweite Hinweis deckt unethisches Verhalten auf. Etwa 31 Prozent der Hinweise decken, auf Deutschland bezogen, finanzielle Schäden zwischen 10.000 und 100.000 EUR auf, 27 Prozent sogar über 100.000 EUR bis an die Million.

Quelle: Whistleblowing Report 2021, FH Graubünden Verlag, Chur 2021

Unsere Leistungen im Überblick

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Dialogform Online-Meldeformular 24/7

Alle Hinweise über das Formular gehen direkt bei uns ein. Hinweisgebende stehen im direkten Dialog mit uns als Vertrauensanwälte.
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Direkte Erreichbarkeit

Meldungen können über jegliche Meldewege erfolgen, wie Telefon, E-Mail, per Post oder Fax.

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Gesetzliche Reaktionsfristen

Ein integriertes Fristenmanagement stellt die Einhaltung aller gesetzlichen Fristen sicher.

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Juristische Ersteinschätzung

Alle eingehenden Meldungen werden von unseren Compliance-Spezialisten geprüft und rechtlich eingeordnet.

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Handlungsempfehlungen und interne Untersuchungen

Sofern gewünscht, erarbeiten wir Handlungsempfehlungen und führen in Absprache mit Ihnen auch interne Ermittlungen durch.

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Intelligentes Reporting

Zusätzlich zu Einzelberichten, Quartals- und Jahresberichten ermöglicht unser Tool vorstandsfähige, statistische Auswertungen.

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Datenhoheit

Fallbezogene Daten werden ausschließlich auf kanzleieigenen Servern gespeichert und verarbeitet, es gibt keine weiteren Übertragungsinstanzen.

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Lieferkette

Unser System kann technisch entlang der Lieferkette eingesetzt werden und inhaltlich alle relevanten Themen erfassen, verarbeiten und auswerten.

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360° Compliance

Wir unterstützen Sie fachbereichsübergreifend, vollumfänglich und transnational in allen relevanten Compliance-Themen.

Ablauf

1. Meldung einreichen

Die Kontaktaufnahme ist über verschiedene Meldewege möglich (persönlich, per Webformular, telefonisch, per E-Mail, per Fax, per Brief).

2. Bestätigung des Meldeeingangs

Der Hinweisgebende erhält automatisch die gesetzlich vorgeschriebene Eingangsbestätigung.

3. Juristische Ersteinschätzung

Unsere Compliance Experten ordnen den Sachverhalt rechtlich ein und klären offene Fragen im Dialog mit dem Hinweisgeber.

4. Risikoanalyse und Handlungsempfehlung

Besteht ein Verdacht von Compliance-Verstößen, führen wir interne Ermittlungen durch.

5. Reporting an unsere Mandanten

Der Mandant erhält einen Einzelbericht inklusive einer ersten rechtlichen Einordnung und Hinweisen zu etwaig erforderlichen Maßnahmen.

„Manche sehen ein Hinweisgebersystem.
Wir sehen 360° Compliance für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg.“

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  • Dr. André-M. Szesny, LL.M.
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